Tesis Yönetimi Hizmetleri

Tek muhatap modeli: kendi kadronuzla kıyası

Bir tesisin destek işleri kendi kadronuzla da yürüyebilir, dışarıdan da alınabilir. Kendi kadronuzla yürüttüğünüzde şunlar size kalıyor: işe alım ve deneme süreci, maaş ve SGK işlemleri, yıllık izin ve raporlu günlerde yerine adam bulma, iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri, üniforma, makine yatırımı ve bakımı, malzeme stoğu ve kıdem tazminatı karşılığı. Bunların her biri ayrı bir takip işi ve çoğu zaman bir kişinin asıl işinin üstüne biniyor.

Dışarıdan alındığında bu yüklerin tamamı hizmet verene geçiyor. Fark yalnız maliyet kaleminde değil, sorumlulukta: personel devamsızlık yaptığında yerine adam göndermek, makine bozulduğunda yenisini getirmek ve işin standardını tutturmak bizim işimiz oluyor. Yönetimin tek yaptığı, aylık raporu okumak ve aksayan noktayı tek bir kişiye söylemek.

Dört iş kolu tek sözleşmeye giriyor ve hepsini birden almak zorunlu değil. Temizlik: ortak alanlar, ofis katları, ıslak hacimler, otopark ve dış alanlar, makineli zemin bakımı, cam yüzeyler, ayrıntısı temizlik hizmetleri sayfamızda. Personel temini ve bordrolama: temizlik kadrosunun yanında danışma, muhaberat, depo, paketleme ve taşıma kadroları, personel temini ve bordrolama sayfamızda. Peyzaj: çim, budama, sulama ve mevsimlik dikim, bahçe bakım ve peyzaj sayfamızda. Haşere kontrolü: periyodik ilaçlama ve kemirgen istasyonları, haşere ve pest kontrol sayfamızda.

Kadro ve vardiya planı keşiften çıkıyor

Kaç kişi gerektiği tahminle değil keşifle belirleniyor. Sahada şunlara bakılıyor: temizlenecek alanın metrekaresi ve niteliği, zemin tipi, günlük kullanıcı ve ziyaretçi sayısı, ıslak hacim adedi, binanın çalışma saatleri ve hangi işin mesai içinde hangisinin mesai dışında yapılabileceği. Aynı metrekare, ziyaretçi yoğunluğuna göre iki kat fark edebiliyor; bu yüzden metrekare tek başına ölçü olmuyor.

Keşiften sonra kadro ve vardiya çizelgesi çıkıyor: kaç kişi, hangi saatlerde, hangi alandan sorumlu. Vardiya düzeni binanın kendi ritmine göre kuruluyor. Ofis ağırlıklı binada iş mesai öncesi ve sonrasına toplanıyor, ziyaretçi akışı olan yapılarda gün içine yayılıyor, üretim tesislerinde vardiya aralarına ve duruş saatlerine konuyor.

Çizelge sabit kalmıyor. Bina yoğunluğu değiştiğinde, yeni bir kat açıldığında ya da sezon işi çıktığında kadro yeniden hesaplanıyor ve değişiklik teklife ek olarak yazılıyor. Sözlü mutabakat yazıya dökülmeden kadro değişmiyor.

Periyodik iş takvimi: hangi iş hangi sıklıkta

Tesis yönetiminde işin yarısı günlük rutin, yarısı periyodik işler. Günlük olanlar belli: ortak alan ve ofis temizliği, ıslak hacim kontrolü, çöp toplama, giriş ve lobi düzeni, yüksek temas yüzeylerinin silinmesi. Bunlar çizelgede saat saat yazılı duruyor.

Periyodik işler takvime bağlanıyor ve atlanmaması için kayda giriyor: haftalık cam silme ve detay temizlik, aylık zemin cilası ve makineli derin temizlik, üç aylık halı yıkama, altı aylık dış cephe ve yüksek nokta temizliği, mevsimlik peyzaj işleri, periyodik ilaçlama ve kemirgen istasyonlarının kontrolü. Hangi işin hangi ayda yapılacağı yıllık takvimde görünüyor, yönetim takvimi önceden biliyor.

Bu ayrım şunun için önemli: günlük işler aksadığında hemen fark ediliyor, periyodik işler aksadığında aylar sonra ortaya çıkıyor. Takvim ve kontrol formu tam da bunu engelliyor.

Sarf malzeme, makine parkuru ve stok

Temizlik malzemesi ve sarf ürünleri sözleşmeye dahil edilebiliyor: kağıt havlu, tuvalet kağıdı, sıvı sabun, çöp poşeti ve kimyasallar. Tüketim aylık çizelgeden izleniyor, böylece hem stok bitmiyor hem gereğinden fazla tüketim fark ediliyor. Kimyasallar yüzeye göre seçiliyor ve hangi üründen ne kadar kullanılacağı personelin ezberine bırakılmıyor.

Makine tarafı tamamen bizde: zemin yıkama otomatları, halı yıkama makineleri, ıslak ve kuru vakum sistemleri, basınçlı yıkama makineleri ve yükseltici platformlar kendi parkurumuzdan geliyor. Bakım, arıza ve yedek parça bize ait; makine bozulduğunda yerine yenisi geliyor ve tesis makine yatırımı yapmıyor. Parkurun kapsamı temizlik makineleri parkur hizmetleri sayfamızda.

Saha şefi, puantaj ve aylık raporlama

Tesis yönetim şirketleri arasındaki asıl fark sahada kimin durduğunda ortaya çıkıyor. Bizde saha şefi binada duruyor, kontrol turlarını kendi yapıyor ve her alanın kontrol formunu takip ediyor. Form alanın kendisinde asılı kalıyor; işi yapan personel saat ve imza atıyor, şef kontrolünde ikinci imza giriyor. Eksik çıkan bir nokta aynı vardiyada kapatılıyor ve kayda işleniyor.

Yönetime giden aylık dosyada şunlar oluyor: puantaj ve devam çizelgesi, fazla mesai ve resmi tatil çalışmaları, sarf malzemesi tüketimi, takvimdeki periyodik işlerin hangilerinin yapıldığı ve varsa aksayan noktalar. Devamsızlık durumunda yerine personeli biz gönderiyoruz, yönetim kadro boşluğuyla uğraşmıyor.

Personel değişiminde devir teslim yazılı yapılıyor: anahtar ve kart teslimi, alan sorumluluğu ve çizelgedeki yeri yeni personele geçiyor. Yeni gelen kişi göreve başlamadan önce binanın kendi kurallarını, alan ayrımını ve varsa iş güvenliği eğitimini alıyor.

Sözleşme yapısı ve kapsam değişikliği

Sıra şöyle işliyor: ücretsiz keşif, kapsamın madde madde yazıldığı teklif, sonra yıllık sözleşme ve birim maliyet eki. Teklifte hizmet konusu, adres, kapsam, süre, fiyat ve ödeme şekli ayrı başlıklar halinde duruyor. Tesis yönetim firmaları ile çalışırken en sık yaşanan sorun kapsamın belirsiz kalması; bu yüzden hangi işin dahil hangisinin ek kalem olduğu baştan yazılıyor.

Sözleşme sırasında kapsam değişebiliyor: yeni bir kat devreye girebiliyor, sezonluk iş çıkabiliyor ya da bir iş kolu sonradan ekleniyor. Bu durumda kadro ve fiyat yeniden hesaplanıp ek olarak imzalanıyor. Kalemler ayrı yazıldığı için ekleme ve çıkarma yapmak kolay oluyor, sözleşmenin tamamı yeniden kurulmuyor.

Hangi yapılarda çalışıyoruz

Tesis yönetim hizmetleri her bina tipinde aynı mantıkla kuruluyor ama ayrıntısı değişiyor. Plaza ve rezidanslarda iş ortak alanlarda yoğunlaşıyor ve rezidansta bina aynı zamanda ev olduğu için gürültülü işlerin saati sınırlı: plaza ve rezidans temizliği. Alışveriş merkezlerinde program üç vardiyaya yayılıyor, ağır işler mağazalar kapandıktan sonra yapılıyor: AVM temizliği.

Okul ve sağlık yapılarında program kurumun kendi prosedürüne bağlanıyor, sağlıkta risk bölgeleri ve renk kodlu ekipman devreye giriyor: üniversite ve okul temizliği, hastane temizliği. Üretim tesislerinde iş vardiya düzenine ve tesisin iş güvenliği kurallarına göre kuruluyor: fabrika temizliği.

Hizmet verdiğimiz iller ve ilçelerin tamamı hizmet bölgelerimiz sayfasında. Birden fazla ilde tesisi olan kurumlarda sözleşme tek merkezden yürüyor, saha şefleri kendi tesisinde duruyor ve raporlama tek dosyada birleşiyor.

İstanbul’un iki yakasında tesis yönetimi

Tesis yönetimi hizmetini İstanbul’un tamamında veriyoruz. Ofisimiz Sarıyer’de, Orjin Maslak İş Merkezinde;
ekipler buradan hem Avrupa hem Anadolu yakasına çıkıyor. Plaza ve iş merkezi yoğunluğu olan Maslak, Şişli ve
Ataşehir hattı, mağaza ve AVM’lerin bulunduğu merkezler, Esenyurt ve Beylikdüzü tarafındaki fabrika ve depolar,
hepsi aynı sözleşme yapısıyla yürüyor: personel bizim kadromuzda, makine ve sarf malzemesi bize ait, saha şefi
binada duruyor.

Hangi ilçede nasıl çalıştığımızı tek tek yazdığımız bölge sayfalarımız var; kendi ilçenizin sayfasından o
bölgedeki düzeni görebilirsiniz. Tam liste hizmet
bölgelerimiz sayfasında. İstanbul dışında Kocaeli, Gebze, Çayırova, Tekirdağ, Çorlu, Çerkezköy, Bursa ve
Sakarya’da da aynı modelle çalışıyoruz.